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Fermeture d’une clinique médicale

Patients et dossiers médicaux

La continuité des soins aux patients est importante et ceux-ci doivent en tout temps avoir un accès raisonnable à leurs dossiers.

Bien qu’aucune loi provinciale ou fédérale ne définisse des délais précis en ce qui concerne la conservation des dossiers médicaux de patients, les médecins doivent tout de même se conformer aux exigences règlementaires de leur province. S’il n’y a aucune mesure législative, les médecins peuvent se tourner vers les lignes directrices de leur collège provincial.

L’Association canadienne de protection médicale (ACPM), bien que n’ayant aucune force de loi, recommande la conservation des dossiers médicaux pendant dix ans. Les lignes directrices de l’ACPM donnent aux médecins un guide en cas de litige éventuel.

Avis de fermeture
Un préavis de trois mois constitue une pratique satisfaisante, mais idéalement, le préavis devrait être plus long. Vous devriez également informer vos patients de la procédure à suivre pour obtenir leur dossier médical.

Il est également bon d’aviser certains de vos collaborateurs, notamment :

  • Employés
  • Collègues (ou partenaires)
  • Régime provincial d’assurance maladie (par exemple, la RAMQ au Québec)
  • Collège provincial des médecins et chirurgiens
  • Association médicale provinciale
  • Association médicale canadienne
  • Association canadienne de protection médicale
  • Autorité sanitaire régionale
  • Hôpitaux
  • Foyers de soins
  • Médecins et chirurgiens traitants et médecins-conseils
  • Groupe de garde
  • Pharmacies
  • Avocat, fiscaliste, conseiller financier, banquier, agent d’assurance, etc.
  • Propriétaire
  • Bureau des taxes municipales (surtout si la clinique se trouve dans une habitation résidentielle)
  • Agence du revenu du Canada (liste de paie des employés et compte de TPS, le cas échéant)
  • Fournisseurs des services de téléphonie, des services publics et de l’accès à Internet
  • Services d’entretien ménager
  • Fournisseur informatique
  • Postes Canada
  • Sociétés émettrices de cartes de crédit et de débit
  • Fournisseur du régime d’avantages sociaux
  • Fournisseurs d’articles de bureau et de fournitures médicales
  • Laboratoires

Biens de la clinique

Transférer ou vendre des fournitures de bureau et de l’équipement
Envisagez la publication d’une annonce dans des revues médicales, l’envoi d’une liste des articles dont vous souhaitez vous défaire à votre association médicale, l’affichage d’avis dans des installations de santé, etc. Si vous louez l’équipement, la date d’échéance de votre bail devrait idéalement coïncider avec celle de la fermeture de la clinique. Le transfert du bail au médecin qui reprend la clinique est également une autre option.

Se défaire des échantillons de médicaments
L’élimination de tous les produits de santé doit être effectuée en prenant suffisamment de précautions pour éviter la contamination des eaux souterraines locales. Vous devez vous conformer aux exigences municipales, provinciales et fédérales. Parmi les options possibles :

  • remettre les échantillons aux médecins assurant la relève;
  • redonner les échantillons au représentant pharmaceutique concerné;
  • faire appel à une entreprise de collecte de déchets médicaux.

Après la fermeture

Il est sage de conserver le numéro de téléphone de la clinique et d’enregistrer un message qui informe les interlocuteurs de la fermeture. Ce message, que vous diffuserez pendant environ trois mois après la fermeture, devrait préciser les choix qu’ils ont, particulièrement s’ils veulent qu’une copie de leur dossier médical soit transmise à un autre médecin.