Entente sur la confidentialité de Gestion financière MD

Gestion financière MD (MD) reconnaît l’importance de protéger les renseignements personnels que ses clients et partenaires d’affaires lui communiquent et elle s’engage à honorer la confiance qui lui est ainsi accordée.

MD valorise la transparence. Dans la présente Entente sur la confidentialité, ainsi que dans notre Politique sur la protection de la vie privée numérique et la publicité ciblée par centres d’intérêt, nous cherchons à expliquer pourquoi nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels, comment ces renseignements sont communiqués, conservés et protégés et quels sont les choix que vous pouvez effectuer à cet égard. Nous vous expliquerons également comment vous pouvez trouver les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Lorsque vous demandez un produit ou que vous vous inscrivez à un service qui requiert des explications supplémentaires sur la manière dont nous utilisons vos renseignements personnels, ces explications vous seront fournies.

La présente Entente sur la confidentialité ainsi que notre Politique sur la protection de la vie privée numérique et la publicité ciblée par centres d’intérêt s’appliquent à Gestion financière MD (« MD » ou « nous »).

Notre cadre de protection de la vie privée

Nous avons établi un cadre de protection de la vie privée qui énonce la structure et la responsabilité du traitement sécuritaire et respectueux des renseignements personnels. Ce cadre est supervisé par le Bureau de protection de la vie privée, dirigé par le chef, Protection de la vie privée.

Les coordonnées du Bureau de protection de la vie privée se trouvent à la fin de la présente Entente sur la confidentialité.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Les renseignements personnels désignent toute information permettant de vous identifier ou pouvant être utilisée pour vous identifier. Il s’agit, par exemple, des renseignements suivants : prénom et nom de famille, nom de jeune fille de la mère, adresse postale, numéro de téléphone (y compris le téléphone cellulaire), adresse courriel, date de naissance, numéro d’assurance sociale (NAS), pièce d’identité délivrée par un gouvernement, antécédents de crédit, renseignements sur votre emploi et vos études, revenu annuel, actifs et passifs et opérations financières.

Pourquoi recueillons-nous et utilisons-nous des renseignements personnels?

Nous recueillons et utilisons des renseignements personnels pour établir et gérer notre relation avec vous, vous fournir des produits et des services personnalisés, gérer nos activités et nous conformer aux exigences légales et réglementaires. Voici quelques exemples pour illustrer chacun de ces objectifs.

Pour établir et gérer notre relation avec vous

Nous recueillons et utilisons des renseignements personnels pour établir et maintenir notre relation bancaire avec vous et vous fournir les produits et les services que vous avez demandés.

• Nous devons confirmer qui vous êtes et vérifier les renseignements que vous nous avez fournis. Nous vous demanderons votre nom, votre adresse, vos numéros de téléphone (y compris votre téléphone cellulaire), votre adresse courriel et votre date de naissance, et nous pourrons vous demander d’autres pièces d’identité telles qu’un permis de conduire valide, un passeport ou une facture de service public récente. Nous pouvons également demander certaines données biométriques, telles qu’une empreinte digitale ou une empreinte vocale, afin de vérifier avec certitude votre identité. Nous pouvons vous demander votre NAS pour confirmer votre identité et nous assurer que nous obtenons les renseignements pertinents auprès des agences d’évaluation du crédit. La divulgation de votre NAS à ces fins de vérification de l’identité est facultative. Pour retirer votre consentement à l’égard de l’utilisation de votre NAS à des fins de vérification de votre identité, vous pouvez communiquer avec nous en suivant le processus indiqué ci-dessous à la section « Comment refuser de consentir ou retirer votre consentement? ». Dans le cas des grandes entreprises clientes, nous devons recueillir le nom et d’autres données personnelles des signataires autorisés.
• Nous devons évaluer votre admissibilité à nos produits et services et déterminer s’ils vous conviennent. Lorsque vous demandez un produit tel qu’une ligne de crédit¹, un prêt ou un produit de placement, ou que vous acceptez de vous porter garant relativement à ces opérations, nous pouvons vous poser des questions sur vos antécédents de crédit et de remboursement, vos études, votre emploi, votre revenu annuel, vos actifs et vos passifs. Il se peut que nous ayons besoin d’information sur la manière dont vous prévoyez utiliser le produit ou le service et sur la provenance de tout fonds ou actif reçu ou de toute mise de fonds.
• Nous devons communiquer avec vous. Nous pouvons communiquer avec vous par téléphone, par télécopieur, par la poste, par courriel, par message texte (SMS) ou par tout autre moyen électronique afin de vous faire parvenir de l’information sur les produits et les services que vous détenez à la Banque Scotia ou afin de recouvrer une créance dont vous nous êtes redevable. Vous pouvez également vous inscrire pour recevoir des alertes (y compris des notifications poussées) concernant votre compte, en plus des alertes électroniques que nous pourrons vous envoyer par souci de conformité aux exigences réglementaires.
• Nous pourrions avoir besoin de renseignements sur des personnes apparentées pour établir et gérer notre relation avec vous. Dans certaines circonstances, nous pourrions avoir besoin de renseignements sur votre conjoint, votre tuteur légal, vos bénéficiaires ou vos représentants personnels.

• Nous pourrions avoir besoin de certains renseignements relatifs au crédit. Nous obtenons régulièrement des renseignements de crédit et d’autres renseignements à votre sujet de la part des agences d’évaluation du crédit. Nous utilisons ces renseignements pour évaluer votre demande, vérifier votre identité et votre solvabilité actuelle et future, mettre à jour nos dossiers, nous aider à déterminer votre admissibilité à d’autres produits et services, pour gérer et évaluer nos risques et pour vous aider à gérer votre crédit de manière responsable. Votre consentement est effectif aussi longtemps que vous détenez le produit ou le service auprès de MD. Les renseignements que nous obtenons des agences d’évaluation du crédit peuvent porter sur le type et le montant des crédits qui vous ont été consentis, les antécédents de remboursement, les mesures de recouvrement, les procédures judiciaires, les faillites antérieures et d’autres renseignements communiqués par vos créanciers.

  Nous obtenons des renseignements de crédit vous concernant de la part des agences d’évaluation du crédit suivantes, avec lesquelles vous pouvez communiquer pour obtenir une copie de votre dossier de crédit :

  • Equifax: https://www.consumer.equifax.ca/fr/personnel
  • TransUnion: https://www.transunion.ca/fr
• Nous pourrions avoir besoin de renseignements supplémentaires pour vous fournir des services d’assurance². Lorsque vous soumettez une demande de souscription pour un service d’assurance que nous proposons ou que vous acceptez un tel produit, nous recueillons des renseignements personnels supplémentaires. Nous, ainsi que nos assureurs, avons besoin de ces renseignements personnels pour évaluer le risque d’assurance et pour établir et administrer la couverture d’assurance, y compris rendre une décision relativement à une demande de règlement. Pour certains produits et services d’assurance, nous pourrions vous demander des renseignements sur votre état de santé.

Pour vous fournir des produits et des services personnalisés

Nous recueillons et utilisons des renseignements personnels pour vous fournir des produits et des services personnalisés ainsi que de l’information sur des produits et des services susceptibles de vous intéresser.

• Nous recueillons et utilisons des renseignements pour vous offrir une expérience personnalisée avec nous. Nous cherchons à mieux comprendre vos besoins et vos préférences, notamment au moyen de l’analyse de données, à personnaliser votre expérience sur nos sites Web et applications mobiles ainsi qu’à vous fournir des communications et des offres sur mesure.

• Nous recueillons et utilisons des renseignements pour vous faire parvenir des communications de marketing. Nous pouvons communiquer avec vous par téléphone, par télécopieur, par la poste, par courriel, par message texte (SMS) ou par tout autre moyen électronique au sujet de nouveaux produits et services, d’offres, d’événements et de promotions. Nos communications peuvent être personnalisées en fonction des renseignements que nous avons sur vous. Si vous ne souhaitez pas recevoir ces communications, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en suivant les instructions indiquées à la section « Comment mettre à jour vos choix en matière de marketing? » ci-dessous.

  Si vous vous inscrivez pour recevoir des messages électroniques (tels que des courriels et des messages texte) de MD ou du groupe de sociétés de la Banque Scotia, chacune de ces sociétés vous enverra des communications sur ses produits et services, ses offres et ses événements ainsi que d’autres informations utiles. Nous pouvons aussi vous envoyer de l’information sur les produits et les services de partenaires de confiance de la Banque Scotia susceptibles de vous intéresser.

  Nous pouvons également utiliser des services fournis par des plateformes tierces (telles que les réseaux sociaux et d’autres sites Web) pour diffuser sur ces plateformes des publicités pertinentes à votre intention et à l’intention d’autres utilisateurs. Pour ce faire, nous pouvons fournir une version anonymisée de votre adresse courriel au fournisseur de la plateforme. Pour refuser que vos renseignements soient utilisés à ces fins, vous pouvez vous désabonner des communications de marketing par courrier électronique en suivant les instructions indiquées ci-dessous à la section « Comment mettre à jour vos choix en matière de marketing?

• Nous recueillons et utilisons des renseignements lorsque vous participez à un concours, à un sondage ou à une promotion. Si vous participez à un concours, à un sondage ou à une promotion, nous pouvons recueillir votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel et d’autres renseignements ou réponses que vous fournissez. Nous utilisons ces renseignements pour gérer votre participation au concours ou à la promotion et pour d’autres fins dont nous vous informons au moment de votre inscription. Les renseignements obtenus grâce à nos sondages sont utilisés sous forme agrégée. Nous utilisons ces renseignements pour nous aider à comprendre nos clients et à améliorer nos produits et services. Si un concours ou une promotion est administré par un tiers (tel qu’un partenaire du programme de fidélité), nous pouvons communiquer des renseignements à ce dernier, comme cela vous a été indiqué au moment de votre inscription au concours ou à la promotion.

Pour gérer nos activités

Nous recueillons et utilisons des renseignements personnels pour exploiter notre entreprise, gérer nos activités et bâtir nos relations d’affaires.

• Nous recueillons et utilisons des renseignements pour prévenir et détecter les fraudes et les activités criminelles et pour sécuriser nos locaux. Nous pouvons vous demander des renseignements supplémentaires lorsqu’ils sont requis pour enquêter sur une affaire, régler toute réclamation ou signaler une situation aux autorités compétentes. Nous avons également recours à un système de vidéosurveillance à l’intérieur et dans les environs des succursales et d’autres lieux dans le but de protéger nos clients et nos employés et de prévenir le vol, la fraude et le vandalisme.
• Nous recueillons et utilisons des renseignements lorsque vous communiquez avec nous. Nous enregistrons les appels téléphoniques à des fins de formation et de contrôle de la qualité. Nous vous aviserons lorsqu’un appel est enregistré.
• Nous recueillons et utilisons des renseignements pour recouvrer des créances, faire respecter des obligations, ainsi que gérer et évaluer les risques.
• Nous recueillons et utilisons des renseignements pour gérer nos relations d’affaires. Ainsi, nous recueillons, auprès d’employés ou d’autres représentants de nos fournisseurs et sous-traitants, des renseignements personnels qui sont nécessaires pour qu’ils puissent faire affaire avec nous.
• Nous utilisons et analysons les renseignements que nous recueillons pour mieux comprendre nos clients, pour améliorer nos produits et services ainsi que pour prévenir et détecter les fraudes.

Pour nous conformer aux exigences légales et réglementaires

Nous sommes tenus de recueillir et d’utiliser des renseignements personnels pour nous conformer aux exigences légales et réglementaires.

• Nous recueillons et utilisons les renseignements personnels pouvant être requis dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent et du principe « Connaître son client » ainsi qu’aux fins de toute autre exigence légale ou réglementaire applicable.
• Nous devons également recueillir, utiliser et divulguer votre NAS à des fins fiscales et pour nous conformer à d’autres exigences réglementaires, conformément aux exigences de la loi.

Pourquoi recourir à la prise de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé?

Nous pourrions recourir à la prise de décision fondée sur un traitement automatisé pour analyser vos renseignements personnels. Autrement dit, nous pouvons traiter vos renseignements personnels à l’aide d’un logiciel qui a la capacité d’évaluer votre situation personnelle et d’autres facteurs afin de gérer les risques ou les résultats. Nous pouvons utiliser ces méthodes pour prendre des décisions à votre sujet dans le cadre de vérifications de solvabilité, d’identité et d’adresse, pour surveiller votre compte en cas de fraude ou d’autres délits financiers, ou pour d’autres raisons que nous vous communiquerons. Nous pourrions prendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé si nous devons vous fournir un produit en particulier (par exemple, nous pourrions recourir à cette méthode pour déterminer quels types de services vous conviennent) ou nous assurer d’offrir un traitement équitable aux clients, ainsi que pour prévenir la fraude ou d’autres délits financiers.

Pourquoi communiquons-nous vos renseignements personnels?

MD peut communiquer vos renseignements personnels à des tiers. Elle procède ainsi pour les raisons indiquées ci-dessous.

• Nous pouvons communiquer des renseignements à des membres du groupe de sociétés de la Banque Scotia. Nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des membres du groupe de sociétés de la Banque Scotia qui fournissent des services opérationnels, administratifs et de soutien en notre nom afin de respecter les obligations légales et réglementaires, de prévenir la fraude et d’effectuer des analyses.

  Les membres du groupe de sociétés de la Banque Scotia sont établis à l’extérieur de votre province de résidence ou du Canada et ils peuvent accéder à vos renseignements personnels à partir des États-Unis ou d’un autre territoire de compétence et les traiter. Pour obtenir la liste des principales filiales et sociétés affiliées de la Banque Scotia, veuillez consulter le plus récent rapport annuel.

  Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres membres du groupe de sociétés de la Banque Scotia afin qu’ils puissent vous contacter à des fins de marketing, y compris de télémarketing, ou pour vous aider à gérer votre crédit de manière responsable. Vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à la divulgation de vos renseignements personnels à d’autres sociétés de la Banque Scotia à des fins de marketing. Pour plus d’information, consultez la section « Comment mettre à jour vos choix en matière de marketing? ».

• Nous pouvons communiquer des renseignements à nos fournisseurs de services. Nous pouvons avoir recours aux services de tiers fournisseurs de services pour traiter ou gérer en notre nom des renseignements personnels. Nos fournisseurs de services nous aident à effectuer diverses tâches comme l’impression, la distribution de courrier postal et de courrier électronique, le marketing (y compris par téléphone et par des moyens électroniques), la publicité, les analyses, le service à la clientèle ainsi que le traitement, l’autorisation et l’authentification de vos opérations.

  Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à nos fournisseurs de services, nous exigeons qu’ils appliquent des normes de sécurité conformes aux politiques, aux pratiques et aux normes de MD en matière de sécurité et de protection de la vie privée.

  Certains de nos fournisseurs de services sont établis à l’extérieur de votre province de résidence ou du Canada et ils peuvent accéder à vos renseignements personnels à partir des États-Unis ou d’un autre territoire de compétence et les traiter.

• Nous pouvons communiquer des renseignements à d’autres partenaires commerciaux de confiance. Nous pouvons communiquer des renseignements à nos partenaires à des fins de marketing ou de prestation d’autres services. Ainsi, si vous vous inscrivez pour recevoir des communications de nos partenaires commerciaux de confiance, nous communiquons vos renseignements personnels à ces derniers afin qu’ils puissent vous contacter à des fins de marketing, y compris de télémarketing. Vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à la divulgation de vos renseignements personnels à ces partenaires. Pour plus d’information, consultez la section « Comment mettre à jour vos choix en matière de marketing? » ci-dessous.
• Nous pouvons communiquer des renseignements à vos cotitulaires de compte, représentants, liquidateurs et bénéficiaires. Nous communiquons des renseignements personnels à des cotitulaires de compte ou à des représentants (tels qu’un tuteur légal, un mandataire, un notaire ou un avocat). Chacun des cotitulaires du compte aura accès à l’historique du compte et aux détails des opérations passées au compte. Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels à vos représentants successoraux ou à vos bénéficiaires (ou à ceux de votre cotitulaire de compte) lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour administrer la succession.
• Nous pouvons communiquer des renseignements à des tiers dans le cadre d’une transaction commerciale éventuelle. Si nous vendons une société ou une partie des activités ou des actifs d’une société de la Banque Scotia, ou si nous vendons, cédons ou titrisons votre prêt, prêt hypothécaire ou toute autre dette, nous pouvons fournir des renseignements à votre sujet à l’acheteur ou à l’investisseur potentiel. Les renseignements personnels que nous divulguons dans de telles circonstances peuvent consister en des renseignements financiers qui avaient été obtenus relativement à votre prêt, votre prêt hypothécaire ou toute autre dette.
• Nous pouvons communiquer des renseignements afin de nous conformer aux exigences légales. MD peut divulguer des renseignements personnels dans la mesure exigée ou permise par la loi applicable. Les objectifs ainsi poursuivis sont les suivants :
  • informer d’autres organisations dans le but d’enquêter sur le non-respect d’une entente ou la violation d’une loi ou pour détecter, éliminer ou prévenir la fraude;
  • constater, exercer ou défendre un droit en justice;
  • protéger les droits, la propriété et la sécurité de MD, de la Banque Scotia et d’autres parties;
  • informer les tribunaux, les autorités chargées de l’application de la loi et les organismes de réglementation des territoires dans lesquels nous ou nos fournisseurs de services exerçons nos activités, notamment pour répondre à une ordonnance, à un mandat de perquisition ou à toute autre demande ou requête d’un tribunal local ou étranger que nous considérons valide;
  • se conformer aux règles de pratique d’un tribunal local ou étranger;
  • se conformer aux lois et aux règlements que nous considérons applicables à nos activités, y compris le respect des exigences des organismes d’autoréglementation dont nous pourrions faire partie;
  • nous pouvons communiquer des renseignements conformément à vos demandes ou avec votre consentement.

Comment protégeons-nous et conservons-nous les renseignements personnels?

Nous avons mis en place des mesures destinées à protéger les renseignements personnels qui sont sous notre garde et notre contrôle contre le vol et la perte, ainsi que contre l’accès, l’utilisation et la divulgation non autorisés.

Nous limitons l’accès aux renseignements personnels aux employés et aux fournisseurs de services autorisés qui ont besoin d’un tel accès pour exécuter les fonctions liées à leur poste.

Nous pouvons conserver dans nos dossiers les renseignements que nous détenons sur vous et les conserver aussi longtemps qu’il le faudra pour les besoins décrits précédemment, ou pour nous acquitter de nos obligations légales, et ce, même si vous cessez d’être notre client.

Comment veillons-nous à l’exactitude des renseignements personnels?

Nous devons disposer dans nos dossiers de renseignements exacts, complets et à jour afin de pouvoir fournir nos produits et services, et nous avons mis en place des processus qui nous permettent de satisfaire à cette nécessité.

Nous comptons également sur votre collaboration pour nous fournir des renseignements exacts et complets. Si vos renseignements personnels changent, sont périmés ou deviennent inexacts, veuillez communiquer avec votre conseillère ou conseiller MD³ ou nous en informer en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous pour que nous puissions mettre à jour nos dossiers.

Comment refuser de consentir ou retirer votre consentement?

Sous réserve d’exceptions limitées, vous pouvez refuser de consentir à ce que nous recueillions, utilisions ou divulguions vos renseignements personnels, ou retirer en tout temps votre consentement à ce que nous poursuivions la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels, moyennant un préavis raisonnable. Vous pouvez notamment retirer votre consentement à ce que MD utilise votre NAS pour vérifier les renseignements de crédit afin de confirmer votre identité.

Si vous souhaitez retirer votre consentement, vous pouvez le faire en tout temps en communiquant avec le chef de la protection des renseignements personnels de MD, comme indiqué à la fin de la présente Entente sur la confidentialité. Dans certains cas, il se peut qu’en raison du retrait de votre consentement nous ne puissions pas vous fournir ou continuer à vous fournir certains produits et services, la possibilité d’accéder à certains produits et services ou des renseignements qui pourraient vous être profitables.

En outre, nous pouvons être tenus par des obligations légales, réglementaires ou contractuelles de recueillir, d’utiliser ou de divulguer certains de vos renseignements personnels, auquel cas vous ne pouvez pas retirer votre consentement. Par exemple, pendant la durée d’un prêt, vous ne pouvez pas retirer votre consentement nous autorisant à recueillir, à utiliser ou à divulguer vos renseignements personnels en rapport avec ce prêt dont vous bénéficiez ou que vous cautionnez

Vous ne pouvez pas non plus refuser de consentir à ce que nous recueillions, utilisions et divulguions des renseignements personnels requis par des organismes de réglementation, y compris les organismes d’autoréglementation.

Nous donnerons suite à vos instructions dans les plus brefs délais. Cependant, il est possible que certaines utilisations de vos renseignements personnels ne puissent être interrompues immédiatement.

Comment mettre à jour vos choix en matière de marketing?

Vous pouvez mettre à jour vos préférences en matière de communications de marketing en tout temps en communiquant avec la succursale ou le bureau avec lequel vous faites affaire ou en composant le numéro sans frais 1 800 267-2332.

Vous pouvez également retirer votre consentement à recevoir certains types de communications, comme indiqué ci-dessous :

• Pour refuser de recevoir des communications par courrier électronique, cliquez sur le lien « Gestion de vos préférences » figurant dans chacune de nos communications.
• Pour refuser de recevoir des messages texte (SMS), répondez « STOP » à un message.
• Vous pouvez également modifier vos préférences par vous-même dans votre portail Mon MD (sachez que nous pouvons tout de même vous envoyer des alertes électroniques par souci de conformité aux exigences réglementaires).
• Pour refuser de recevoir de la publicité ciblée par centres d’intérêt, consultez notre Politique sur la protection de la vie privée numérique et la publicité ciblée par centres d’intérêt .
• Pour refuser de communiquer vos renseignements personnels à des partenaires de confiance ou à des membres du groupe de sociétés de la Banque Scotia, communiquez avec nous aux coordonnées indiquées ci-dessus.
• Pour refuser de recevoir des communications marketing par publipostage ou par téléphone, communiquez avec nous aux coordonnées indiquées ci-dessus.

Vous pourriez continuer de recevoir certains types de communications, y compris des messages électroniques ou des offres de MD, même après avoir retiré votre consentement ou annulé votre abonnement aux courriels. Il pourrait s’agir, par exemple, de messages envoyés à partir du portail Mon MD, de messages envoyés en réponse à des demandes de renseignements ou de messages visant à s’acquitter d’une obligation légale, à recouvrer des créances, à faire valoir un droit existant ou à venir ou à donner avis à cet effet. De plus, si vous rencontrez votre conseillère ou conseiller MDà la succursale, communiquez avec nous par téléphone ou en ligne (y compris au moyen du portail Mon MD); nous pouvons vous faire certaines offres.

Comment accéder à vos renseignements personnels ou les mettre à jour?

Vous pouvez demander un accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ou leur mise à jour. Vous avez déjà accès à une grande partie de ces renseignements, par exemple en communiquant avec votre conseillère ou conseiller MD, en consultant vos relevés de compte, en accédant à votre compte en ligne, ou en communiquant avec le Service à la clientèle de MD. Cependant, pour accéder à tout autre renseignement personnel vous concernant, veuillez envoyer une demande par écrit au Bureau de la protection des renseignements personnels MD en utilisant les coordonnées indiquées à la fin de la présente Entente.

Afin de traiter votre demande, nous pouvons vous demander de fournir des renseignements permettant de vérifier votre identité et de confirmer l’étendue de votre demande, tels que votre succursale et votre numéro de compte, ainsi que des précisions sur les renseignements ou la période visés par votre demande.

Il se peut que nous ne puissions pas vous donner accès à vos renseignements personnels dans certaines circonstances, par exemple lorsque votre demande concerne des renseignements personnels sur un tiers qui ne peuvent pas être supprimés ou lorsque les renseignements que vous demandez sont protégés par un privilège juridique.

MD peut vous facturer des frais d’accès en fonction de la nature de votre demande. Nous vous informerons des frais, le cas échéant, avant de procéder au traitement de votre demande.

Si vous avez une déficience sensorielle, vous pouvez demander que vos renseignements personnels soient mis à votre disposition dans un autre format.

Comment vous informerons-nous des modifications apportées à la présente entente sur la confidentialité?

Nous pouvons modifier la présente Entente de temps à autre afin de tenir compte des changements apportés à nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels. L’Entente modifiée sera versée dans notre site Web. Vous pourrez aussi vous en procurer un exemplaire en succursale.

Nous pouvons également vous aviser de toute modification apportée à la présente Entente de l’une ou l’autre des manières suivantes :

• un canal numérique tel qu’une application mobile ou un courriel;
• un avis dans le site Web de MD ou sur votre portail Mon MD.

Politiques et procédures concernant les renseignements personnels

Nous avons établi et mis en œuvre des politiques et procédures de gouvernance approuvées par la chef de la confidentialité à l’échelle mondiale qui assurent la protection des renseignements personnels. Ces documents fournissent un cadre pour la conservation et la destruction des renseignements, définissent les rôles et responsabilités des membres du personnel et établissent une marche à suivre pour répondre aux demandes concernant la protection de renseignements. Vous trouverez une liste des politiques et procédures ci-dessous :

• Le Cadre de gestion du risque associé à la protection des renseignements personnels – présente un aperçu des éléments clés de la gouvernance en matière de surveillance et de gestion du risque associé à la protection des renseignements personnels. Il sert de cadre obligatoire pour les éléments importants des activités de gestion du risque associé à la protection de renseignements personnels et constitue un document source qui sous-tend les politiques et procédures relatives à la protection des renseignements personnels.
• La Politique de gestion du risque associé à la protection des renseignements personnels – décrit les politiques et les principes généraux qui s’appliquent à la gestion du risque associé à la protection des renseignements personnels. Elle contribue à la gestion efficace et à l’atténuation des risques associés à la protection des renseignements personnels.
• La Grille des rôles et responsabilités du Programme de gestion du risque associé à la protection des renseignements personnels – associe les rôles et responsabilités aux tâches.
• L’Accès aux procédures relatives aux renseignements personnels – établit le cadre de gestion des demandes visant la consultation et la modification de renseignements personnels conformément aux lois applicables. Les procédures font partie du Programme de gestion du risque associé à la protection des renseignements personnels.
• Les Procédures de gouvernance relatives aux Outils de gestion de protection des renseignements personnels – Un outil de gestion de protection des renseignements personnels est un système utilisé pour faire le suivi d’incidents liés à la protection des renseignements personnels dans un emplacement centralisé et pour communiquer les données aux membres du personnel concernés. Les procédures de gouvernance présentent la structure et la marche à suivre en contexte de prise de décision ainsi que d’attribution de responsabilité et de contrôle dans le cadre d’incidents pertinents liés à la protection des renseignements personnels suivis au moyen de l’outil.
• Les Lignes directrices sur l’utilisation de RPIP dans les initiatives numériques – offrent un aperçu des effets sur la protection des renseignements personnels qui doivent être pris en compte lors de la conception d’une initiative numérique qui concerne des renseignements personnels. Elles aideront les employés à distinguer les utilisations permises et interdites des renseignements personnels.
• La Procédure de gestion des incidents et des atteintes – fournit une marche à suivre pour remédier aux inquiétudes liées à la protection des renseignements personnels qui touchent MD, ses clients, ses employés et d’autres personnes.
• Les Procédures d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée – établissent la marche à suivre pour réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Ces procédures font partie du Programme de gestion du risque associé à la protection des renseignements personnels de MD.
• La Politique sur la confidentialité des renseignements personnels des employés – présente la manière dont MD recueille, utilise, divulgue et gère les renseignements personnels de ses employés tout en administrant et en gérant la relation d’emploi.
• La Politique de gestion des dossiers de la Banque Scotia – établit des principes fondamentaux qui sont appliqués par MD en vue de faciliter la création, la récupération, l’utilisation, la tenue, la conservation et la suppression de dossiers conformément aux priorités de MD et aux exigences légales et réglementaires applicables.

Pour obtenir plus de renseignements sur nos mesures de protection des renseignements personnels, veuillez consulter notre Code d’éthique et notre page Web Sécurité en ligne | Gestion financière MD (md.ca)

Pour communiquer avec nous

Pour toute question sur les pratiques de MD en matière de protection de la vie privée ou sur la façon dont nous et nos fournisseurs de services traitons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec votre conseillère ou conseiller MD ou composer le numéro sans frais 1 800 265-4022. Si votre succursale ou bureau ne peut régler votre requête à votre satisfaction, vous pouvez communiquer avec le Bureau de la protection des renseignements personnels MD :

Téléphone : 1 800 267-4022
Courriel : Confidentialite@md.ca
Courrier : Bureau de la protection des renseignements personnels MD
1870, promenade Alta Vista
Ottawa (Ontario) K1G 6R7

MD a mis en place des politiques et des procédures pour recevoir, examiner et traiter vos plaintes et vos questions concernant la protection de la vie privée. Nous examinerons toutes les plaintes que nous recevrons et, si nous considérons qu’une plainte est justifiée, nous essaierons de la résoudre.

Si le résultat du processus ne vous a pas donné satisfaction, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada aux coordonnées suivantes :

30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 1H3
Téléphone sans frais : 1 800 282-1376
Téléphone : 819 994-5444
ATS : 819 994-6591
www.priv.gc.ca/fr